بسیاری از افراد فکر می‌کنند که همه‌چیز در فروشگاه‌های زنجیره‌ای بسیار ساده و سرراست است؛ کافی است کالا را تامین کنید، بفروشید و سود خود را ببرید. اما مثل همیشه حقیقت چیز دیگری است. حسابداری فروشگاه زنجیره ای به‌خصوص زمانی که صحبت از مدیریت موجودی، شناسایی ضرر و زیان کالا و حتی مواردی مثل سرقت می‌شود، نیاز به دقت و مهارت بالایی دارد. در این مقاله به انواع روش‌ها و رویکردهای این مسئله پرداخته‌ایم. با ما تا انتها همراه باشید.
حسابداری فروشگاه های زنجیره ای چیست؟
حسابداری فروشگاه‌های زنجیره‌ای به معنای مدیریت و کنترل تمامی فرآیندهای مالی مرتبط با چندین شعبه‌ی یک فروشگاه است. این سیستم حسابداری شامل پیگیری هزینه‌های موجودی، فروش و همچنین شناسایی سود و زیان در تمامی شعب است. فروشگاه‌های زنجیره‌ای با پیچیدگی‌های بیشتری نسبت به فروشگاه‌های تک‌شعبه مواجه هستند، زیرا باید به صورت متمرکز و هماهنگ تمامی شعب را تحت نظارت داشته باشند.
استفاده از برخی سیستم‌ها و نرم افزار فروشگاه زنجیره ای به مدیران کمک می‌کند تا هزینه‌های موجودی را بهینه کنند و سطح مناسبی از موجودی را در تمام شعب حفظ کنند تا از کمبود یا انباشت کالا جلوگیری شود و سودآوری بهینه‌سازی شود. مدیریت درست موجودی و پیگیری دقیق حساب‌های مالی در این فروشگاه‌ها به نوعی ستون فقرات عملکرد صحیح آنها است.
نحوه حسابداری فروشگاه های زنجیره ای
در سیستم‌های حسابداری فروشگاه های زنجیره ای، دو رویکرد اصلی وجود دارد؛ حسابداری متمرکز و حسابداری غیرمتمرکز که در ادامه به توضیح هر کدام از آنها می‌پردازیم:
- حسابداری متمرکز: در این مدل، تمامی عملیات حسابداری شعب مختلف به‌طور یکپارچه در دفتر مرکزی انجام می‌شود. یعنی تمامی ثبت‌ها، کنترل‌ها و مدیریت مالی از یک مرکز واحد انجام می‌شود. این روش به مدیران امکان می‌دهد تا نظارت کاملی بر عملکرد مالی تمامی شعب داشته باشند و تمامی داده‌ها را در یک سیستم هماهنگ ذخیره و تحلیل کنند. یکی از مزایای اصلی حسابداری متمرکز این است که باعث کاهش خطاهای انسانی می‌شود، به خصوص زمانی که تعداد زیادی شعبه درگیر هستند. در این حالت، مدیریت هزینه‌ها، درآمدها و گزارش‌دهی به‌صورت متمرکز انجام می‌شود و امکان مقایسه دقیق بین عملکرد شعب مختلف فراهم می‌گردد.
- حسابداری غیرمتمرکز: در این روش، هر شعبه به‌طور مستقل عملیات حسابداری خود را انجام می‌دهد. شعبه‌ها به سیستم مرکزی متصل نیستند و به‌صورت جداگانه وظیفه مدیریت مالی خود را بر عهده دارند. این مدل برای شرکت‌هایی که شعب آنها استقلال بیشتری دارند یا از نظر جغرافیایی پراکنده هستند، مناسب است. در این سیستم، هر شعبه به طور مستقل سود و زیان خود را مدیریت می‌کند و اطلاعات به دفتر مرکزی ارسال می‌شود، اما کنترل و نظارت به‌صورت مستقیم توسط هر شعبه انجام می‌شود. این روش انعطاف بیشتری به شعبه‌ها می‌دهد، اما کنترل و نظارت کمتری از سوی دفتر مرکزی اعمال می‌گردد.
روش های مختلف حسابداری فروشگاه زنجیره ای
روش‌های مختلفی برای انجام حسابداری فروشگاه زنجیره‌ای وجود دارد که هر کدام از آنها مزیت‌های خاص خود را دارند. شما باید با توجه به نیاز کسب و کار خود یکی از نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی را انتخاب کنید.
روش اولین ورودی، اولین خروجی (FIFO)
این روش فرض می‌کند که اولین کالاهایی که وارد انبار می‌شوند، اولین کالاهایی هستند که به فروش می‌رسند. این روش بیشتر برای کالاهای فاسدشدنی و یا کالاهایی که تاریخ انقضا دارند، مناسب است. مثلا یک فروشگاه ۱۰۰ واحد کالا به قیمت 500 هزار تومان خریداری کرده و سپس ۱۰۰ واحد دیگر به 700 هزار تومان خریده است. اگر این فروشگاه ۱۲۰ واحد کالا را بفروشد، هزینه فروش COGS یا Cost of Goods Sold به شکل زیر محاسبه می‌شود:
ابتدا ۱۰۰ واحد اول به قیمت 500 هزار تومان فروخته می‌شود، یعنی 50000 تومان. سپس ۲۰ واحد باقی‌مانده از خرید دوم به قیمت 700 هزار تومان فروخته می‌شود که هزینه آن 1400 است. بنابراین، COGS برابر 51400 خواهد بود. موجودی باقی‌مانده نیز ۸۰ واحد به قیمت 700 هزار تومان خواهد بود که 56000 تومان ارزش دارد.
روش آخرین ورودی، اولین خروجی (LIFO)
در این روش، فرض بر این است که آخرین کالاهایی که وارد انبار شده‌اند، اولین کالاهایی هستند که فروخته می‌شوند. این روش معمولا در شرایطی استفاده می‌شود که قیمت‌ها در حال افزایش باشند و شرکت بخواهد سود خود را کاهش دهد تا مالیات کمتری بپردازد.
با استفاده از همان مثال قبلی، اگر ۱۲۰ واحد کالا فروخته شود، در روش LIFO آخرین خریدها یعنی ۱۰۰ واحد به قیمت 700 هزار تومان و ۲۰ واحد از خرید قبلی به قیمت 500 هزار تومان فروخته می‌شود. در این حالت، COGS برابر 70000 تومان از خرید دوم و 10000 تومان از خرید اول خواهد بود که مجموعا 80000 است. در این حالت، موجودی باقی‌مانده شامل ۸۰ واحد به قیمت 500 هزار تومان می‌شود که 40000 تومان ارزش دارد.
روش میانگین وزنی
برای این که حسابداری فروشگاه زنجیره ای را به روش میانگین وزنی انجام دهید، باید هزینه هر کالا بر اساس میانگین هزینه‌های تمامی کالاهای موجود در انبار محاسبه کنید. این روش برای فروشگاه‌هایی که کالاهای مشابه دارند و نمی‌توانند به راحتی هزینه هر واحد را تفکیک کنند، بسیار کاربردی است. با استفاده از این روش، تمامی کالاها با یک قیمت متوسط محاسبه می‌شوند که به کاهش پیچیدگی‌های حسابداری کمک می‌کند.
روش حسابداری خرده فروشی (Retail Accounting)
این روش به دلیل سادگی محاسبات و نیاز کمتر به شمارش فیزیکی موجودی‌ها، مورد استفاده گسترده‌ای قرار می‌گیرد. این روش به خصوص برای فروشگاه‌های چند شعبه‌ای که نیاز به مدیریت سریع و هماهنگ دارند، مناسب است. به جای بررسی فیزیکی موجودی، در این روش از نسبت هزینه به قیمت فروش کالا استفاده می‌شود که فرآیند محاسبه را ساده‌تر می‌کند.
اما این روش برای فروشگاه‌هایی که محصولات متنوع با قیمت‌های مختلف دارند ممکن است دقیق نباشد و تنها برآوردی از ارزش موجودی ارائه دهد. بنابراین اگر قیمت‌ها به صورت مرتب تغییر کند، این روش ممکن است نتایج دقیقی ارائه ندهد و تنها مناسب برای شرایطی است که درصد مارک آپ ثابت باشد.
حسابداری هزینه ای (Cost Accounting)
حسابداری هزینه‌ای در فروشگاه‌های زنجیره‌ای این امکان را فراهم می‌کند که هزینه‌های مربوط به تولید، خرید، حمل‌ونقل و حتی هزینه‌های عملیاتی مانند دستمزد کارکنان را به دقت ثبت و تحلیل کنند. برخلاف حسابداری مالی که بیشتر برای گزارش‌دهی خارجی به کار می‌رود، حسابداری هزینه‌ای بیشتر بر مدیریت داخلی تمرکز دارد و به مدیران این امکان را می‌دهد که تصمیمات بهتری برای بهینه‌سازی هزینه‌ها و افزایش کارایی بگیرند.
یکی از ویژگی‌های برجسته حسابداری هزینه‌ای، انعطاف‌پذیری بالای آن است. این روش به شرکت‌ها اجازه می‌دهد که بر اساس نیازهای خاص کسب و کار، هزینه‌ها را به طور دقیق‌تر تفکیک و مدیریت کنند. برای مثال، هزینه‌های دستمزد را می‌توان بر اساس پروژه‌ها یا بخش‌های مختلف شرکت کنترل کرد که این امر به مدیران کمک می‌کند کارایی هر بخش را ارزیابی کنند و بهینه‌سازی‌های لازم را انجام دهند.
این موضوع برای فروشگاه‌های زنجیره‌ای که چندین شعبه و خطوط مختلف محصولات دارند، بسیار حیاتی است. با این حال، این روش به دلیل پیچیدگی‌های ذاتی خود، نیازمند تلاش زیادی در راه‌اندازی و نگهداری است.
یکی از نقاط ضعف اصلی حسابداری هزینه‌ای این است که پیاده‌سازی و نگهداری آن می‌تواند پرهزینه و زمان‌بر باشد. علاوه بر این، برای به دست آوردن داده‌های دقیق، نیاز به تعدیلات مکرر و بررسی‌های مداوم وجود دارد که این موضوع می‌تواند به افزایش هزینه‌های اداری منجر شود. به‌طور خلاصه، هرچند حسابداری هزینه‌ای ابزار قدرتمندی برای مدیریت هزینه‌ها است، اما تنها در صورتی کارآمد است که به‌درستی مدیریت شود و منابع کافی برای حفظ دقت آن در نظر گرفته شود. برای فروشگاه‌های زنجیره‌ای که تنوع بالایی در محصولات و هزینه‌ها دارند، این روش می‌تواند سودمند باشد، اما باید به دقت تنظیم شود تا نتایج قابل اعتماد به دست آید.
بزرگ ترین چالش ها در مسیر حسابداری فروشگاه زنجیره ای
حسابداری فروشگاه زنجیره ای با چالش‌های زیادی مواجه است که بر روند مدیریت مالی این کسب‌وکارها تاثیرگذار هستند. یکی از مهم‌ترین این چالش‌ها، مدیریت تنوع در روش‌های تسویه حساب مشتریان است. فروشگاه‌های زنجیره‌ای اغلب با حساب‌های نقدی، بن‌ها، اعتباری‌ها و اقساطی سروکار دارند که هر کدام نیازمند پیگیری‌های جداگانه‌ای در سیستم حسابداری است. هماهنگی بین این روش‌ها و اطمینان از صحت تمامی تراکنش‌ها یکی از پیچیده‌ترین بخش‌های حسابداری این نوع فروشگاه‌ها است. به دلیل تنوع زیاد مشتریان و روش‌های پرداخت، هرگونه اشتباه در مدیریت می‌تواند منجر به ناهماهنگی مالی شود که اصلاح آن زمان‌بر و پرهزینه است.
مدیریت سیاست‌گذاری‌های مختلف قیمت‌گذاری از سوی دفتر مرکزی برای هر شعبه نیز چالشی دیگر است. هر شعبه ممکن است بنا به نیازهای محلی و تفاوت‌های بازار، سیاست‌های قیمت‌گذاری متفاوتی داشته باشد. این امر باعث می‌شود که کنترل دقیق هزینه‌ها و قیمت‌گذاری‌ها برای حسابداران پیچیده‌تر شود، به خصوص وقتی که تغییرات مداوم در قیمت‌گذاری اتفاق می‌افتد.
مشکل دیگر در مدیریت انبار و موجودی است. فروشگاه‌های زنجیره‌ای با تنوع و حجم بالای کالاها در انبارهای خود مواجه هستند و عدم کنترل دقیق موجودی می‌تواند به ضررهای مالی بزرگی منجر شود. پیگیری دقیق کالاها و محاسبه هزینه‌های مرتبط با آنها از جمله چالش‌های بزرگ حسابداری فروشگاه زنجیره ای است. برای کاهش این مشکلات، استفاده از فناوری‌های پیشرفته مانند سیستم‌های شناسایی فرکانس رادیویی (RFID) یا بارکدها کمک می‌کند تا شمارش موجودی به‌طور دقیق‌تر و با سرعت بیشتری انجام شود.
چالش دیگر، حجم بالای فروش و صدور فاکتور است. زمانی که تعداد فاکتورهای صادر شده روزانه بسیار بالا باشد، پیگیری و ثبت دقیق آنها برای جلوگیری از اشتباهات حسابداری امری حیاتی است. هر خطای کوچک در این فرآیند می‌تواند بر تراز مالی کلی تاثیر منفی بگذارد و موجب ناهماهنگی در حساب‌ها شود. بنابراین انتخاب نرم افرار مناسب و کاربردی در افزایش فروش فروشگاه های زنجیره ای نقش دارد.
نرم افزار باران به شما در حسابداری فروشگاه زنجیره ای کمک می کند
از مزایای نرم‌افزار باران می‌توان به این مورد اشاره کرد که به طور خاص به حسابداری فروشگاه زنجیره ای کمک می‌کند تا چالش‌هایی مانند مدیریت تراکنش‌های متنوع، کنترل دقیق موجودی و تنظیم سیاست‌های قیمت‌گذاری را به شکل ساده و کارآمد حل کند. با اتوماسیون فرآیندها و ارائه گزارش‌های جامع، باران باعث می‌شود که مدیران فروشگاه‌ها بتوانند تصمیمات بهتری در مدیریت مالی و موجودی بگیرند و از خطاهای احتمالی جلوگیری کنند. بنابراین این نرم افزار یک ابزار قدرتمند برای بهینه‌سازی حسابداری در فروشگاه‌های چند شعبه‌ای است که باید در انتخاب یک نرم افزار حسابداری فروشگاه زنجیره ای که بتواند نیازهای شما را برطرف کند دقت کافی داشته باشید.
سوالات متداول
1- حسابداری فروشگاه زنجیره‌ای چیست؟
نرم افزار حسابداری فروشگاه زنجیره ای به مدیریت تمامی تراکنش‌های مالی، موجودی‌ها و هزینه‌های مربوط به چندین شعبه فروشگاه به صورت همزمان گفته می‌شود. هدف اصلی آن هماهنگ کردن عملیات مالی بین شعب و ارائه گزارش‌های دقیق برای تصمیم‌گیری‌های بهتر است.
2- روش‌های مختلف حسابداری فروشگاه زنجیره‌ای چیست؟
روش‌های رایج شامل اولین ورودی، اولین خروجی (FIFO)، آخرین ورودی، اولین خروجی (LIFO)و میانگین وزنی است که هرکدام برای نوع خاصی از موجودی‌ها و نیازهای مالی به کار می‌رود.
3- بزرگ‌ترین چالش‌ها در مسیر حسابداری فروشگاه زنجیره‌ای چیست؟
چالش‌های اصلی شامل مدیریت تراکنش‌های متنوع مالی، پیگیری موجودی‌ها و سیاست‌های قیمت‌گذاری متغیر برای شعب مختلف است که نیاز به سیستم‌های دقیق و کارآمد دارند.