خرده فروشی ها ساده نیستند و ساختاری سازمانی دارند، و در هر صنف کاری از فرآیندهایی متناسب با رسته کاری خود استفاده می کنند، نرم افزار باران 360 با توجه به ساختار طراحی ویژه‌ای که داشته است توانمندی پیکربندی برای هر صنف کاری بر اساس استانداردها و تجربه های اجراشده خوب را دارد .
جهت اجرای این به‌تجربه ها (Best Practice) شناخت از راهکار باران 360 به همراه اشراف به فرآیندهای سازمان مشتری از الزامات کار است.
ویژگی بارزی که باران 360 را از دیگر نرم افزارها متمایز می کند استقرار ویژه ی آن است.
ما معتقدیم آموزش، نصب و استقرار در پیاده سازی و بهره وری نرم افزار فروشگاه های زنجیره ای بسیار حایز اهمیت است.
در ابتدا به مفاهیم اولیه می پردازیم تا نگاه بهتری به آموزش، نصب و استقرار داشته باشیم.
نصب : عبارتست از عملیاتی فنی که اجرای نرم افزارهای کاربردی را بر روی سخت افزارهای مورد نظر مشتری امکانپذیر می سازد.
آموزش : ارایه و معرفی توانمندی ها و امکانات نرم افزار جهت استفاده کاربران
استقرار : عملیاتی که فرآیندهای شناسایی شده سازمان در فاز شناخت را با امکانات نرم افزاری تطبیق و نرم افزار موجود را بر اساس فرآیندهای سازمان پیکر بندی و در حد امکان اختصاصی می نماید.
تفاوت فرآیند راه‌اندازی و آموزش با فرایند استقرار
در ادامه به تفاوت راه اندازی و آموزش با فرایند استقرار می پردازیم.
هدف از آموزش، آشنایی کاربران با امکانات و ظرفیت های سیستم و روش های کارکردن با بخش های مختلف آن است، بدیهی است که در این مدل، شناخت عمیقی از فرآیندهای سازمان مشتری وجود نداشته و صرفا امکانات سیستم ارایه می گردد.
در فرآیند استقرار، علاوه بر آموزش بخش های مختلف نرم افزار و توانمندی های آن، فرآیندهای هر مشتری به صورت ویژه بررسی (وضعیت AS is )، به همراه تیم مشترک بازنگری و نقشه راه برای رسیدن به وضعیت مطلوب (to be)، طراحی و سپس اجرا می گردد.
بطور کلی می توان فرآیند استقرار را بر اساس سه موضوع زیر تقسیسم بندی نمود :
استقرار در اطلاعات پایه:
بطور معمول شرکت های خرده فروشی دارای اطلاعات پایه ای مانند کالا، مشتری، تامین کنندگان و سایر موارد هستند و استاندارد سازی این اطلاعات جهت ورود به سیستم جدید نیازمند شناسایی کاربردهای صحیح آنها در گزارشات آتی مورد دلخواه سازمان است. از سویی داده های تمیز، انضباط و نظم کاری را برای سازمان به ارمغان آورده و خروجی های قابل اعتماد، قابل مقایسه و قابل اتکا، را رقم می زند.
استقرار در فرآیندهای اجرایی :
فرآیندهای اجرایی هر سازمان می بایست ساده، کارا و اثر بخش باشند، این فرآیندها هستند که می توانند سرعت، دقت و مطلوبیت ارایه کالا و خدمات را در یک سازمان ارتقا بخشیده و در بسیاری از موارد، مزیت های رقابتی ایجاد کنند؛ از سویی برای اجرای هر فرآیند نیازمند داده مطلوب، پردازش کارا و خروجی موثر هستیم.
استفاده از “به‌تجربه ها” که حاصل اجرای سیستم ها در سازمان های هم صنف است به همراه شناخت دقیق فرآیندهای موجود در سازمان، می تواند پدید آوردنده یک روش بهینه جدید در سازمان باشد که ارزش افزوده ای فراتر از تعویض یک نرم افزار را به همراه دارد.
موارد استقرار فرآیندهای اجرایی : به‌تجربه های سفارشگذاری تامین کنندگان، روش های ثبت رسید انبار، تامین فروشگاه ها، مدیریت فروشگاه، تسویه حساب ها و بستن روزکاری، کدینگ حسابداری، ضابطه های صدور اسناد حسابداری بر اساس استانداردها و روش های بهینه در هر صنعت با توجه به خصوصیات سازمان، روش های نگهداری حساب موجودی کالا و فرآیند محاسبه بهای تمام شده کالای فروش رفته، محاسبات و نگهداری عوامل صورت سودوزیان، سفارشی سازی نمای فرم ها و…
استقرار در بهینه سازی گزارشات :
پس از پیکر بندی نرم افزار و تطبیق آن با نیازمندی های سازمان ، قاعدتا نیازمندی های گزارشی جدید ایجاد می گردد که مطابق با این نیازمندی ها گزارشات جدید تولید و تحویل می گردد. در نرم افزار باران 360 با توجه به امکانات ویژه فنی، تهیه گزارشات نیازی به تغییرات در نسخه ندارد.
فرآیند استقرار و مدیریت پروژه تا رسیدن به وضعیت مطلوب و مورد انتظار :
این بخش شامل موارد زیر است :
– تعیین زمان بندی اجرای پروژه
– ارایه گزارشات پیشرفت کار به کارفرما
– ارایه گزارش موانع موجود در سازمان کارفرما و ارایه پیشنهادات اصلاحی
– کیفیت سنجی اجرای پروژه
استقرار ویژه باران 360
این برنامه پیاده سازی برای اجرای راهکار جامع خرده فروشی باران 360 تدوین شده است و راهنمای اجرا برای نصب و استقرار می‌باشد. (Baran Implementation Program – BIP)
این برنامه شامل چک لیست‌ها، ابزارها، روش‌ها و الگوهاست که در 5 فاز و 2 پیشنهاد ارزشمند، ارائه می‌گردد.
1- آماده سازی پروژه: شناسایی وضعیت فعلی (As-Is) و وضعیت دلخواه آتی (To-Be)
2- تهیه طرح کسب و کار (مستندسازی گزارشات، فرآیندها و داده‌ها)
3- تحقق پروژه بر اساس طرح (اجرا و تنظیمات داده‌ها، فرآیندها و گزارشات، واردسازی اطلاعات)
4- آماده سازی نهایی
5- عملیاتی سازی پروژه و پشتیبانی
جهت موفقیت در اجرای پروژه، این برنامه مشخص می‌کند که کارها و مسئولیت‌ها در قالب فازهای قید شده در بازه‌های زمانی از پیش تعیین شده چگونه انجام می‌شوند و چه کسانی آنها را انجام می‌دهند.
جهت “شناسایی ویژه کسب و کار” و “نگهداشت ارزش پروژه”، 5 فاز متدولوژی به 2 روش اجرایی زیر تجهیز می‌گردد:
A : شناسایی ویژه کسب و کار
در صورت صلاحدید مشتری می‌توان، قراردادی مبنی بر برگزاری جلسات شناخت، شناسایی فرآیندهای شاخص سازمان، تشخیص فرآیندهای بهینه کسب و کار و شبیه سازی قبل از اجرای پروژه منعقد، و این ارزش افزوده را ایجاد نمود.
Z : نگهداشت ارزش
بعد از اجرای پروژه و پس از اتمام گارانتی در صورت صلاحدید مشتری می‌توان، قرارداد جدیدی مبنی بر انجام بازرسی، ارزیابی و بهینه سازی اجرای فرآیندها منعقد و ارایه خدمات نمود.