حسابداری داروخانه یکی از فرآیندهای حیاتی در مدیریت مالی این کسب و کار است. داروخانه‌ها به طور مداوم در حال خرید و فروش داروها و محصولات بهداشتی هستند و به همین دلیل، نیاز دارند تا تمام تراکنش‌های مالی خود را با دقت ثبت و پیگیری کنند. اما حسابداری داروخانه ها چگونه انجام می‌شود و چگونه می‌توان به نحو احسنت تمام امور مالی داروخانه را انجام داد؟ در این مقاله همراه ما باشید:
تفاوت حسابرسی و حسابداری داروخانه
در حسابداری داروخانه، هدف اصلی مدیریت مالی و ثبت دقیق تمامی تراکنش‌ها و هزینه‌های مربوط به خرید و فروش داروها است. در این فرآیند، حسابدار داروخانه به صورت روزانه تمام اطلاعات مالی از جمله خرید و فروش‌ها، هزینه‌های داروخانه، و موجودی را ثبت و نگهداری می‌کند. این فعالیت‌ها به حفظ نظم و صحت مالی کمک کرده و تصمیم‌گیری‌های بهتر در خصوص مدیریت مالی داروخانه را تسهیل می‌کند.
اما تفاوت حسابداری داروخانه با حسابرسی دقیقا در زمان و نوع فعالیت آن‌ها است. حسابرسی زمانی آغاز می‌شود که فرآیند حسابداری به پایان رسیده است. در واقع، حسابرس‌ها پس از تهیه نهایی صورت‌های مالی وارد عمل می‌شوند و وظیفه آن‌ها این است که صحت و درستی اطلاعات ثبت شده توسط حسابداران را بررسی کنند. به نوعی می‌توان گفت که حسابداری همانند نوشتن کتابی پر از جزئیات مالی است، در حالی که حسابرسی همچون بررسی دقیق این کتاب برای کشف هرگونه اشتباه یا تقلب است.
در حسابرسی، تمرکز بیشتر بر روی گذشته و اطلاعات مالی ثبت‌شده است. حسابرس‌ها با استفاده از نمونه‌گیری و بررسی اسناد، اطمینان حاصل می‌کنند که تمام اطلاعات به درستی و مطابق با اصول حسابداری فروشگاه و استانداردهای قانونی ثبت شده‌اند. در حالی که حسابداری به صورت روزانه و مستمر انجام می‌شود، حسابرسی معمولا به صورت دوره‌ای (مثلا سالانه) انجام می‌شود تا نتایج مالی را بررسی کند.
حسابداری داروخانه چگونه است؟
برنامه حسابداری داروخانه شامل مراحل مختلفی از جمله ثبت خرید داروها، مدیریت موجودی، پرداخت‌ها، و گزارش‌دهی مالی است که به مدیران داروخانه کمک می‌کند تا تصمیمات بهتری درباره هزینه‌ها و درآمدهای خود بگیرند. این فرآیند در چهار مرحله انجام می‌شود؛ شناسایی، اندازه‌گیری، ثبت و گزارش‌دهی.
در مرحله شناسایی، تمامی رویدادهای مالی مربوط به خرید، فروش، حقوق کارکنان و هزینه‌های اجاره مکان ثبت می‌شود. سپس این اطلاعات اندازه‌گیری و در سیستم‌های حسابداری وارد می‌شوند تا در مرحله نهایی گزارش‌های مالی تهیه و ارائه شوند.
حسابداری داروخانه همچنین شامل ثبت دارایی‌های داروخانه، مانند موجودی داروها، ملزومات، و دارایی‌های ثابت مثل تجهیزات داروخانه است. این دارایی‌ها به دو دسته جاری و ثابت تقسیم می‌شوند. دارایی‌های جاری شامل اقلامی است که زودتر به پول نقد تبدیل می‌شوند، مانند موجودی کالاها و دارایی‌های ثابت شامل تجهیزاتی است که برای استفاده طولانی‌مدت خریداری شده‌اند.
تعاریف مهم در حسابداری داروخانه ها
برای این که بتوانید مدیریت مالی داروخانه را به نحو احسنت انجام دهید، لازم است برخی تعاریف را بدانید. این تعاریف عبارتند از:
حسابداری
حسابداری، فرآیندی است که شامل چهار مرحله کلیدی می‌شود؛ شناسایی، اندازه‌گیری، ثبت و گزارش‌دهی. در داروخانه‌ها، این مراحل به معنای شناسایی تمامی تراکنش‌های مالی مانند خرید داروها و هزینه‌های جاری، اندازه‌گیری ارزش آن‌ها، ثبت دقیق این اطلاعات در سیستم‌های حسابداری و در نهایت تهیه گزارش‌هایی است که به مدیران کمک می‌کند تصمیمات بهتر و هوشمندانه‌تری بگیرند. این گزارش‌ها شامل اطلاعاتی درباره وضعیت مالی داروخانه هستند که برای تصمیم‌گیری‌های استراتژیک ضروری است.
معادله حسابداری
معادله حسابداری ساده‌ترین راه برای درک ارتباط میان دارایی‌ها، بدهی‌ها و سرمایه است. هنگامی که شما یک داروخانه راه‌اندازی می‌کنید، بخشی از دارایی‌های شما از سرمایه اولیه و بخشی از وام‌ها یا بدهی‌های دیگر تامین می‌شود. در نتیجه، معادله حسابداری اینگونه بیان می‌شود؛ دارایی = بدهی + سرمایه.
به عنوان مثال، اگر از یک بانک وام دریافت کنید تا داروها را خریداری کنید، آن وام جزو بدهی‌های شما محسوب می‌شود، و داروهایی که خریداری کرده‌اید جزو دارایی‌های شما خواهند بود.
دارایی‌های داروخانه
دارایی‌ها به معنای تمامی اموال و منابعی هستند که داروخانه مالک آن است و دارای ارزش مالی هستند. دارایی‌های یک داروخانه شامل داروها، مکمل‌ها، تجهیزات پزشکی و حتی حساب‌های بانکی است. اما اگر مکان داروخانه اجاره‌ای باشد، آن مکان جزو دارایی‌ها به حساب نمی‌آید. دارایی‌های داروخانه به دو دسته ملموس و ناملموس تقسیم می‌شوند، مثلا داروهای موجود در انبار از جمله دارایی‌های ملموس و حق امتیازها و مطالبات از بیمه‌ها جزو دارایی‌های ناملموس هستند.
بدهی‌های داروخانه
بدهی‌ها شامل تمامی تعهدات مالی داروخانه نسبت به دیگران است. به عنوان مثال، اگر داروخانه داروهایی را از یک شرکت پخش به صورت نسیه خریداری کرده باشد، مبلغ این داروها به عنوان بدهی در حساب‌های داروخانه ثبت می‌شود. این بدهی‌ها می‌توانند شامل پرداخت‌های ماهیانه برای خرید داروها یا هزینه‌های جاری مانند اجاره مکان باشند.
سرمایه
سرمایه همان بخشی از دارایی‌های داروخانه است که پس از کسر بدهی‌ها باقی می‌ماند. سرمایه به نوعی نمایانگر ارزش خالص داروخانه است و محاسبه آن برای ارزیابی وضعیت مالی و تعیین توانایی‌های توسعه‌ای داروخانه اهمیت دارد. در واقع، این عدد به شما نشان می‌دهد که چه مقدار از دارایی‌ها متعلق به صاحب داروخانه است و چه مقدار از آن از طریق بدهی‌ها تامین شده است.
ترازنامه داروخانه
ترازنامه یک گزارش مالی است که در آن دارایی‌ها در یک طرف و بدهی‌ها و سرمایه در طرف دیگر قرار می‌گیرد. این جدول به شما کمک می‌کند تا وضعیت مالی داروخانه را به صورت یک نگاه کلی مشاهده کنید و بتوانید به راحتی درک کنید که چه مقدار از دارایی‌ها با استفاده از بدهی‌ها تامین شده‌اند و چه مقدار از آن به عنوان سرمایه خالص باقی مانده است.
درآمد داروخانه
هرگاه داروخانه با فروش دارو یا ارائه خدمات به مشتریان، درآمدی کسب کند، این درآمد به معنای افزایش سرمایه یا کاهش بدهی‌ها است. در واقع، درآمد داروخانه به معنای تمامی سود حاصل از فعالیت‌های آن است که می‌تواند شامل فروش داروها، محصولات بهداشتی و حتی خدماتی مانند مشاوره دارویی باشد.
هزینه داروخانه
برخلاف درآمد، هزینه‌ها به معنای تمامی پرداخت‌هایی هستند که باعث کاهش سرمایه یا افزایش بدهی می‌شوند. هزینه‌های داروخانه شامل خرید داروها، پرداخت حقوق کارکنان، اجاره مکان و هزینه‌های جاری مانند برق و آب است. مدیریت صحیح هزینه‌ها به داروخانه کمک می‌کند تا از صرف هزینه‌های غیرضروری جلوگیری کند و به بهره‌وری بیشتری دست یابد.
انواع حسابداری داروخانه
دو نوع حسابداری کلیدی وجود دارد که هر کدام نقش مهمی در مدیریت و کنترل مالی داروخانه دارند؛ حسابداری مالی و حسابداری مدیریتی.
حسابداری مالی
حسابداری مالی داروخانه بر تهیه و ارائه گزارش‌های مالی به ذی‌نفعان خارجی مانند سازمان امور مالیاتی و بانک‌ها تمرکز دارد. در این نوع حسابداری، اطلاعات مالی به شکلی ثبت و گزارش می‌شود که برای افراد خارج از داروخانه قابل استفاده باشد.
گزارش‌های حسابداری مالی شامل ترازنامه‌ها، صورت‌های سود و زیان و گزارش‌های مالیاتی است که به سازمان‌های دولتی ارائه می‌شوند تا داروخانه بتواند مالیات خود را به درستی محاسبه و پرداخت کند. این گزارش‌ها باید طبق استانداردهای حسابداری ایران و قوانین مالیاتی کشور تهیه شوند. هدف اصلی حسابداری مالی، ارائه اطلاعات دقیق و قابل اعتماد به نهادهای قانونی است تا اطمینان حاصل شود که داروخانه در وضعیت مالیاتی و حقوقی صحیحی قرار دارد.
حسابداری مدیریتی
حسابداری مدیریتی داروخانه به تهیه گزارش‌های مالی برای استفاده داخلی مدیران داروخانه اختصاص دارد. هدف اصلی این نوع حسابداری، کمک به مدیران در تصمیم‌گیری‌های کلیدی مانند برآورد نیازهای داروخانه، مدیریت موجودی، تحلیل هزینه‌ها و افزایش بهره‌وری است.
در حسابداری مدیریتی، اطلاعات مالی به‌صورت دقیق و تجزیه و تحلیل شده به مدیران ارائه می‌شود تا بتوانند عملکرد داروخانه را بهبود دهند و به سوددهی بیشتری دست یابند. برای مثال، این نوع حسابداری می‌تواند به مدیران داروخانه کمک کند تا بفهمند چه داروهایی سودآورتر هستند و چه هزینه‌هایی نیاز به کنترل بیشتری دارند. حسابداری مدیریتی همچنین به برنامه‌ریزی برای آینده و کنترل بودجه کمک می‌کند تا داروخانه به بهترین شکل ممکن مدیریت شود.
نرم افزار حسابداری داروخانه؛ نرم افزار باران
سیستم حسابداری داروخانه شامل مدیریت و ثبت تراکنش‌های مالی از جمله خرید، فروش و هزینه‌ها است. حسابداری مالی و حسابداری مدیریتی، دو نوع اصلی این فرآیند هستند که هر کدام به مدیران کمک می‌کنند به نحو احسنت امور مالی را تحت کنترل درآورند. برای راحت‌تر شدن و همچنین دقیق‌تر انجام دادن کارها، بهتر است از نرم افزار حسابداری داروخانه معتبر استفاده کنید. نرم‌افزارهایی مانند نرم افزار باران می‌توانند با اتوماسیون فرآیندهای حسابداری، از جمله مدیریت موجودی و تهیه گزارش‌های مالی، به حسابداران داروخانه کمک کنند تا دقت و سرعت در کار خود را افزایش دهند.
سوالات متداول
1- حسابداری داروخانه چگونه انجام می‌شود؟
حسابداری داروخانه ها شامل شناسایی، ثبت و گزارش‌دهی تراکنش‌های مالی مانند خرید، فروش، هزینه‌ها و موجودی است. این فرآیند طبق استانداردهای حسابداری ایران انجام می‌شود تا گزارش‌های مالی دقیق و قانونی تهیه شود.
2- تعاریف مهم در حسابداری داروخانه چیست؟
تعاریف کلیدی شامل دارایی‌ها (منابع مالی داروخانه)، بدهی‌ها (تعهدات مالی)، سرمایه (دارایی‌ها منهای بدهی‌ها) و ترازنامه (جدول دارایی‌ها و بدهی‌ها) است که به مدیریت مالی داروخانه کمک می‌کنند.
3- انواع سیستم حسابداری داروخانه چیست؟
حسابداری داروخانه شامل دو نوع اصلی است؛ حسابداری مالی برای گزارش‌دهی به نهادهای خارجی و حسابداری مدیریتی برای تصمیم‌گیری‌های داخلی مدیران و بهینه‌سازی عملیات.