نرم‌افزارهای فروشگاهی می‌توانند به کسب و کارها کمک کنند تا کارایی خود را افزایش دهند، خدمات بهتری به مشتریان ارائه دهند و از طریق تحلیل فروش، عملکرد و حتی کارکنان خود، به بینش‌های ارزشمندی دست یابند. با این حال، زمانی که بیشتر صاحبان کسب و کار، به دنبال یافتن نرم‌افزار فروشگاهی هستند، با وجود تنوع گزینه‌ها و ویژگی‌های مختلف ممکن است کمی گیج شوند. در این مقاله شما را با ویژگی‌هایی که باید در یک نرم افزار حسابداری فروشگاهی جستجو کنید، آشنا می‌کنیم.
راهنمای خرید نرم افزار فروشگاهی
برای این که بتوانید بهترین نرم افزار فروشگاهی را خریداری کنید، موارد زیر را به خاطر بسپارید:
1.نیازهای خود و فروشگاه را تعیین کنید
برای تعیین نیازهای فروشگاه، ابتدا باید وضعیت فعلی کسب و کار را با دقت بررسی کنید. به مشکلات موجود مانند صف‌های طولانی، کمبود موجودی یا گزارش‌های نادرست مالی توجه کنید. این مشکلات نشان‌دهنده نقاط ضعفی هستند که نیاز به بهبود دارند. پس از شناسایی این مسائل، به اهداف اصلی کسب و کارتان فکر کنید. مثلا آیا هدف شما افزایش بهره‌وری، بهبود تجربه مشتری، یا کاهش هزینه‌ها است؟ دانستن این اهداف به شما کمک می‌کند نیازهای خود را به درستی شناسایی کنید.
سپس به فرآیندهای کلیدی فروشگاه مانند مدیریت موجودی، ارتباط با مشتریان، پردازش پرداخت‌ها و گزارش گیری نگاه دقیق‌تری بیندازید. ببینید کدام یک از این فرآیندها نیاز به بهبود دارند یا می‌توانند با یک نرم‌افزار فروشگاهی خودکار شوند. در این مرحله، درک نیازهای کارکنان نیز بسیار مهم است. با کارکنان خود صحبت کنید و از تجربه روزمره‌شان مطلع شوید؛ شاید آن‌ها نظرات و پیشنهادات مفیدی برای بهبود فرآیندهای فروشگاهی داشته باشند.
بعد از شناسایی نیازها، آن‌ها را بر اساس اولویت و اهمیت دسته‌بندی کنید. ببینید کدام نیازها بیشترین تاثیر را بر کسب و کار شما خواهند داشت و به بهبود سریع‌تر عملکرد فروشگاه کمک می‌کنند.
2.بودجه خود را در نظر بگیرید
قبل از این که اقدام به خرید نرم افزار فروشگاهی کنید، باید به خوبی هزینه‌ها و مخارج را بسنجید. توجه داشته باشید که گاهی اوقات نیاز است که شما بر روی ویژگی‌ها و اقداماتی که سبب راحت‌تر خرید کردن مشتری می‌شود، هزینه کنید. این سبب افزایش فروش شما خواهد شد.
با این حال، نرم‌افزارهای فروشگاهی ممکن است گران‌قیمت باشند و برخی از قابلیت‌هایی که با هزینه بالا ارائه می‌شوند، شاید برای نیازهای خاص کسب و کار شما مناسب نباشند.
برای شروع، بودجه‌ای تهیه کنید که نه‌تنها قیمت نرم‌افزار بلکه هزینه‌های جانبی آن را نیز در برگیرد. یک نرم‌افزار ارزان ممکن است ویژگی‌های ضروری مثل امنیت داده‌ها، تحلیل‌های مشتری، مدیریت موجودی و پردازش پرداخت را نداشته باشد. از سوی دیگر، سیستم‌های پیشرفته‌تر مانند سیستم‌های ابری ممکن است هزینه‌های ماهانه داشته باشند. علاوه بر این، هزینه سخت‌افزارهای مورد نیاز مانند اسکنر بارکد، چاپگر رسید و صندوق پولی نیز باید در بودجه شما گنجانده شود.
فراموش نکنید که هزینه‌های اضافی نیز می‌توانند بر بودجه شما تاثیر بگذارند. این هزینه‌ها شامل هزینه‌های نصب، هزینه‌های پشتیبانی، هزینه‌های کاربر اضافی و ویژگی‌های پیشرفته مانند گزارش‌های فروش و مدیریت وفاداری مشتری است. برخی از نرم‌افزارها بر اساس حجم فروش، هزینه‌های تراکنش بیشتری را اعمال می‌کنند که باید آن‌ها را در نظر بگیرید.
3.توسعه و وسعت کسب و کارتان را در نظر بگیرید
برای انتخاب نسخه مناسب نرم‌افزار فروشگاهی، باید به نوع و وسعت کسب و کارتان توجه کنید. نرم‌افزارهای فروشگاهی با توجه به نیازهای مختلف کسب و کارها در انواع مختلفی عرضه می‌شوند؛ از جمله سیستم‌های ترمینال، موبایل، تبلت و کیوسک سلف‌سرویس.
اگر یک فروشگاه کوچک یا تازه‌کار هستید، ممکن است یک سیستم موبایل یا تبلت که ارزان‌تر و قابل حمل‌تر هستند، برای شما مناسب باشد.
این سیستم‌ها به راحتی نصب می‌شوند و می‌توانند با حداقل هزینه اولیه به کار گرفته شوند. از سوی دیگر، اگر فروشگاه بزرگی دارید که نیاز به مدیریت پیچیده‌تری از موجودی، کارکنان و مشتریان دارد، یک سیستم ترمینال یا کیوسک سلف‌سرویس که امکانات پیشرفته‌تری مانند مدیریت چند فروشگاه، گزارش گیری دقیق و برنامه‌های وفاداری مشتری را ارائه می‌دهد، انتخاب بهتری خواهد بود.
همچنین باید به یکپارچگی نرم‌افزار با سیستم‌ها و ابزارهای موجود در کسب و کار خود توجه کنید؛ برای مثال، اگر از نرم‌افزارهای خاصی برای حسابداری، CRM یا مدیریت انبار استفاده می‌کنید، مطمئن شوید که نرم‌افزار فروشگاهی انتخابی شما با این سیستم‌ها سازگار است. این یکپارچگی به شما کمک می‌کند تا اصول حسابداری فروشگاه را به درستی رعایت کنید و به طور خودکار اطلاعات فروش و موجودی را به سیستم‌های دیگر منتقل کنید.
مقیاس پذیری نیز یک فاکتور مهم است. شما باید نرم‌افزاری را انتخاب کنید که با رشد کسب و کارتان قابل توسعه باشد. اگر قصد دارید در آینده فروشگاه‌های بیشتری باز کنید یا به بازارهای جدید وارد شوید، نرم‌افزاری که امکان مدیریت چندین فروشگاه و گسترش عملکردها را دارد، برای شما مفید خواهد بود.
4.نرم افزار فروشگاهی باید کاربری آسانی داشته باشد
نرم‌افزار باید به گونه‌ای طراحی شود که حتی افرادی با کمترین آشنایی با فناوری نیز بتوانند به راحتی با آن کار کنند. یک نرم‌افزار پیچیده که نیاز به جلسات آموزشی طولانی دارد، می‌تواند باعث ایجاد مشکلات زیادی شود و بهره‌وری کسب و کار را کاهش دهد.
سیستم‌های فروشگاهی باید با داشتن یک رابط کاربری ساده و قابل‌فهم، کار را برای کارکنان شما راحت کنند تا نیاز به مراجعه مکرر به دفترچه راهنما یا تماس با پشتیبانی نداشته باشید. همچنین، کاربری آسان باعث کاهش خطاها در هنگام فروش و مدیریت موجودی می‌شود که این امر برای رعایت اصول حسابداری فروشگاه بسیار حیاتی است.
یک نرم‌افزار فروشگاهی با کاربری آسان همچنین باید از ویژگی‌های امنیتی قوی برخوردار باشد. این موضوع نه‌تنها برای محافظت از داده‌های مشتریان بلکه برای حفظ امنیت مالی کسب‌وکار شما اهمیت دارد. انتخاب سیستمی که استانداردهای امنیتی مانند PCI DSS را رعایت می‌کند و دارای قابلیت‌هایی مانند رمزنگاری داده‌ها و توکن سازی باشد، می‌تواند اطمینان خاطری برای شما و مشتریانتان ایجاد کند.
5.نرم افزار فروشگاهی باید امکانات مدرن و مناسبی داشته باشد
نرم‌افزارهای فروشگاهی مدرن امکاناتی فراتر از یک سیستم ساده حسابداری ارائه می‌دهند. امکانات منحصربه‌فرد این نرم‌افزارها به شما امکان می‌دهد تا جزئیات عملکرد فروشگاه خود را با دقت بیشتری مدیریت کنید. یکی از ویژگی‌های کلیدی این نرم‌افزارها امنیت داده‌ها است. این ویژگی نه‌تنها از اطلاعات مالی فروشگاه و مشتریان شما محافظت می‌کند، بلکه از وقوع تخلفات جلوگیری کرده و اعتماد مشتریان را جلب می‌کند.
مدیریت موجودی نیز یکی از ویژگی‌های مهم در نرم‌افزارهای فروشگاهی است. با استفاده از امکاناتی مانند اعلان کمبود موجودی و گزارش‌های دقیق در زمان واقعی، می‌توانید موجودی محصولات را در فروشگاه‌های مختلف به صورت متمرکز مدیریت کنید. برخی از نرم‌افزارها حتی امکان تجزیه و تحلیل عملکرد محصولات پرفروش و پیش‌بینی نیازهای آینده را فراهم می‌کنند.
دیگر ویژگی‌های منحصر به فرد نرم‌افزارهای فروشگاهی شامل قابلیت‌های مدیریتی کارکنان، مانند پیگیری ساعت کاری، عملکرد فروش و مدیریت وظایف است. این امکانات به شما کمک می‌کنند تا نیروی کار خود را به صورت کارآمدتری مدیریت کنید و به طور خودکار امور مربوط به حقوق و دستمزد را انجام دهید. برخی از نرم‌افزارها حتی امکان ایجاد حساب‌های جداگانه برای هر کارمند را دارند تا بتوانید به راحتی عملکرد هر یک را دنبال کنید.
6.پشتیبانی و آموزش عالی بسیار مهم است
پشتیبانی و آموزش عالی از عوامل بسیار مهم در خرید نرم افزار فروشگاهی است. هنگام انتخاب نرم‌افزار، باید اطمینان حاصل کنید که فروشنده نرم‌افزار، پشتیبانی مستمر و به موقعی را ارائه می‌دهد. در فروشگاه‌های خرده‌فروشی، گاهی اوقات به پشتیبانی در ساعات غیر اداری، آخر هفته‌ها و حتی شبانه نیاز دارید. بنابراین، مهم است که از فروشنده بپرسید آیا آن‌ها قادرند چنین پشتیبانی‌ای را ارائه دهند یا خیر.
نوع پشتیبانی نیز اهمیت زیادی دارد. پشتیبانی می‌تواند به صورت حضوری، آنلاین، یا تلفنی باشد و این موضوع بستگی به نوع خدماتی دارد که فروشنده ارائه می‌دهد. داشتن دسترسی به پشتیبانی سریع و موثر، به ویژه در مواقع بحرانی، می‌تواند از ضررهای مالی و نارضایتی مشتریان جلوگیری کند.
آموزش نیز بخش مهمی از فرآیند پشتیبانی است. یک فروشنده خوب فقط نرم‌افزار را به شما نمی‌فروشد، بلکه باید مطمئن شود که شما و کارکنانتان به خوبی آموزش دیده‌اید تا بتوانید از تمامی قابلیت‌های نرم‌افزار به درستی استفاده کنید. این آموزش‌ها باید به صورت مداوم و با معرفی ویژگی‌های جدید و بهترین روش‌های استفاده از نرم‌افزار ادامه یابند. آموزش صحیح نه تنها به شما کمک می‌کند تا از سیستم به طور موثرتر استفاده کنید، بلکه از بروز خطاها و مشکلات احتمالی جلوگیری می‌کند.
نرم افزار باران بهترین راه برای مدیریت عملکردهای مالی فروشگاه شما
برای خرید بهترین نرم‌افزار فروشگاهی، باید به نیازهای فروشگاه، بودجه‌بندی، نسخه مناسب، کاربری آسان، ویژگی‌های منحصر به فرد و پشتیبانی و آموزش عالی توجه کنید. نرم افزار باران یکی از نرم افزارهایی است که می‌تواند به خوبی عملکردهای مالی فروشگاه شما را سازمان‌دهی کند. این نرم افزار دارای قابلیت‌های متعددی مانند مدیریت موجودی، گزارش‌دهی پیشرفته، امنیت داده‌ها و ادغام با سیستم‌های مختلف پرداخت است.
نرم‌افزار باران همچنین با ارائه ویژگی‌های منحصر به فردی مانند برنامه‌های وفاداری مشتری و مدیریت چندین فروشگاه، به کسب و کارها کمک می‌کند تا تجربه خرید بهتری برای مشتریان خود فراهم کنند. با نرم‌افزار باران، شما می‌توانید تمامی جنبه‌های فروشگاه خود را به صورت یکپارچه و کارآمد مدیریت کنید.
سوالات متداول
هنگام خرید نرم‌افزار فروشگاهی به چه مواردی باید توجه کرد؟
باید به نیازهای فروشگاه، بودجه، سهولت استفاده، ویژگی‌های منحصر به فرد، نسخه مناسب نرم‌افزار و پشتیبانی و آموزش توجه کنید.
آیا نرم‌افزار باران برای فروشگاه‌های کوچک مناسب است؟
نرم‌افزار باران با رابط کاربری ساده و امکانات مدیریت موجودی، گزارش دهی و پشتیبانی 24/7 برای فروشگاه‌های کوچک و بزرگ مناسب است.
چرا پشتیبانی 24/7 در نرم‌افزار فروشگاهی مهم است؟
پاسخ: پشتیبانی 24/7 به شما اطمینان می‌دهد که در هر زمان، به خصوص در مواقع بحرانی، می‌توانید کمک و راهنمایی لازم را برای رفع مشکلات دریافت کنید.