تفاوت erp و bpms کجاست و کدام را انتخاب کنیم؟! وقتی نوبت به انتخاب بین ERP و BPMS برای شرکتتان می‌رسد، به نظر می‌رسد که با دو گزینه متفاوت رو به رو هستید. از یک طرف ERP ابزاری عالی برای مدیریت داده‌های عظیم و یکپارچه‌سازی آنها به عنوان یک منبع واحد و معتبر است. از طرف دیگر، BPMS یک راه‌حل فوق‌العاده برای شرکت‌هایی است که به دنبال خودکارسازی و مقیاس‌پذیری فرآیندهای تکراری هستند، اما سوال اینجاست که کدام یک برای بهبود بخشیدن به عملکرد شرکت بهتر است؟
در این مقاله چیستی، تفاوت‌ها و همچنین تمام نکاتی که باید برای انتخاب یکی از این دو بدانید را به طور کامل شرح خواهیم داد؛ پس اگر می‌خواهید یکی از این دو را انتخاب کنید، تا انتها همراه ما باشید.
مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) چیست؟
مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) نرم افزاری است که به شما امکان می‌دهد مدیریت همه برنامه‌های تجاری کسب و کار خود را بهبود ببخشید. این ابزار به بهینه‌سازی عملکرد سازمان کمک می‌کند و با ایجاد هماهنگی بهتر بین جریان‌های کاربری، ماشین‌ها و سیستم‌ها، فرآیندهای مختلف را به هم متصل می‌کند.
BPM همه چیز را تحلیل می‌کند؛ از زمان انجام وظایف گرفته تا تبادلات، اجرای کارها و حتی تاییدیه‌های نهایی. در نگاه اول ممکن است فکر کنید که BPM فقط یک سیستم اتوماتیک برای کارهای روزمره است، اما درواقع، ساختن و سازماندهی فرآیندهای تکراری که نتایج قابل پیش‌بینی و سریع‌تری را برعهده دارد.
BPM به شرکت‌ها این امکان را می‌دهد که ارتباطات بین بخش‌های مختلف را بهبود دهد و بدین ترتیب خطاهای انسانی نیز کاهش یابد. شاید تصور کنید که این به معنای جایگزینی کامل انسان‌ها با ماشین‌هاست، اما در حقیقت BPM برای کمک به انسان‌ها طراحی شده تا بتوانند با سرعت و دقت بیشتری کار کنند.
یکی از بزرگترین مزایای BPM، خودکارسازی وظایف تکراری است. این یعنی کارهایی که همیشه به همان شکل با سرعت بیشتر و بدون نیاز به دخالت مداوم انسان انجام می‌شوند. این نرم‌افزار به‌گونه‌ای طراحی شده که فرآیندها را مدل‌سازی می‌کند؛ یعنی ابتدا گردش کارها را به صورت نموداری رسم می‌کند و سپس بر اساس آن، وظایف واقعی را انجام می‌دهد. با کمک BPMS، سازمان‌ها می‌توانند به راحتی فرآیندهای خود را شخصی‌سازی و بهینه‌سازی کنند.
برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) چیست؟
نرم‌افزار ERP (برنامه‌ریزی منابع سازمانی) به نوعی شبیه به یک هماهنگ‌کننده بزرگ است که همه فعالیت‌های روزمره یک کسب و کار را زیر یک چتر واحد قرار می‌دهد. از مدیریت منابع انسانی و ارتباط با مشتریان گرفته تا حسابداری و زنجیره تامین، همه چیز در یک پلتفرم جمع می‌شود، اما شاید بپرسید که این کار چه فایده‌ای دارد؟ خیلی ساده، ERP به کسب و کارها یک دید کلی و جهانی از تمام فعالیت‌هایشان می‌دهد. یعنی شما می‌توانید همه چیز را در یک جا ببینید، بدون اینکه نیاز باشد اطلاعات را از بخش‌های مختلف جمع کنید و دوباره بررسی کنید. این یعنی خبری از تکرار داده‌ها و خطاهای انسانی ناشی از وارد کردن دوباره اطلاعات نیست.
یکی از ویژگی‌های جالب ERP این است که همه چیز به صورت متمرکز ذخیره می‌شود. داده‌های مختلف در یک پایگاه داده مشترک قرار می‌گیرند و همه کارکنان به این اطلاعات دسترسی دارند. این موضوع به شکلی عمل می‌کند که همه افراد سازمان می‌توانند همزمان و بدون هیچ مشکلی به داده‌های به‌روز و دقیق دسترسی پیدا کنند. شاید این مثال ساده به نظر برسد، اما تصور کنید چقدر سریع‌تر و دقیق‌تر می‌توان تصمیم‌های تجاری گرفت وقتی همه از یک منبع مشترک اطلاعات استفاده می‌کنند.
این نرم افزار فقط اطلاعات را ذخیره نمی‌کند؛ بلکه این سیستم به شما اجازه می‌دهد تا فرآیندهای کسب‌وکارتان را بهینه‌سازی کنید. وقتی اطلاعات از چندین ابزار جمع‌آوری می‌شوند، ERP می‌تواند داده‌های تکراری را حذف کرده و اطمینان حاصل کند که فقط داده‌های قابل‌اعتماد باقی می‌مانند. علاوه بر این، شما می‌توانید فرآیندهای مختلف را یکپارچه کنید، چراکه امکان تنظیم جریان‌های کاری (workflow) وجود دارد. این یعنی همه بخش‌ها با هم در یک مسیر مشخص حرکت می‌کنند و همه چیز بدون ناهماهنگی پیش می‌رود.
از ویژگی‌های مهم ERP قابلیت پیش‌بینی و برنامه‌ریزی است. این نرم‌افزار نه تنها می‌تواند عملکرد فعلی سازمان را نشان دهد، بلکه به شما کمک می‌کند تا بر اساس داده‌های مالی موجود، پیش‌بینی‌های دقیقی انجام دهید. مثلا می‌توانید نمودارها و جداول را با هم مقایسه کنید تا شاخص‌های کلیدی کسب‌وکار را بهتر تحلیل کنید. به این ترتیب، ERP مثل یک قطب‌نما عمل می‌کند که مسیر درست را در میان اطلاعات پیچیده نشان می‌دهد.
نکته جالب در مورد ERP این است که بسیاری از فروشندگان این نرم‌افزار، ماژول‌های اختصاصی برای هر صنعت ارائه می‌دهند. هر کسب و کار می‌تواند با تنظیمات مخصوص به خود، این نرم‌افزار را به بهترین نحو برای نیازهایش سفارشی‌سازی کند. البته، هر چه پارامترهای بیشتری در ERP تنظیم شود، نرم‌افزار نیز انعطاف‌پذیری بیشتری برای تطبیق با فرآیندهای سازمان پیدا می‌کند.
تفاوت ERP و BPM
BPM و ERP اگرچه هر دو با هدف بهبود عملکرد سازمان‌ها طراحی شده‌اند، اما در روش‌های اجرایی خود تفاوت‌های قابل توجهی دارند. در نهایت، این سازمان‌ها هستند که تصمیم می‌گیرند که آیا هر دو سیستم را با هم ادغام کنند یا خیر. تفاوت این دو سیستم به شرح زیر است:
- اولین تفاوت در نحوه مدیریت اطلاعات است.ERP داده‌های سازمان را در یک پایگاه داده مشترک ذخیره و متمرکز می‌کند. این یعنی همه بخش‌های سازمان به یک منبع واحد اطلاعاتی دسترسی دارند و این داده‌ها همیشه به‌روز و هماهنگ هستند، اما BPM بیشتر به نحوه جریان اطلاعات در سازمان اهمیت می‌دهد. هدف اصلی آن تسهیل و بهینه‌سازی فرآیند انتقال داده‌ها و اطلاعات در سازمان است، بدون اینکه لزوما بر استانداردسازی و تمرکز داده‌ها تمرکز داشته باشد.
- دومین تفاوت مربوط به مقیاس تاثیرگذاری این دو سیستم است. ERP به تمام فرآیندهای سازمان می‌پردازد و سعی می‌کند تمام بخش‌های مختلف را به هم متصل کند تا همه به داده‌های مرتبط دسترسی داشته باشند. هدف اصلی ERP یکپارچه‌سازی و بهینه‌سازی جریان اطلاعات در کل سازمان است. اما BPM بیشتر بر هماهنگی بین کاربران و ابزارهایشان تمرکز دارد. این سیستم به‌طور دقیق نظارت می‌کند که هر فرآیند چگونه و به چه شکلی پیش می‌رود.
- سومین تفاوت در ویژگی‌های اصلی هر یک از این سیستم‌هاست. ERP بیشتر به مدیریت منابع، انبارداری، حسابداری و دیگر امور عملیاتی سازمان می‌پردازد. در مقابل، BPM وظیفه خود را بر ساده‌سازی و خودکارسازی فرآیندهای تکراری قرار داده است. BPM تلاش می‌کند تا با اتوماسیون فرآیندهای مشخص، زمان و هزینه‌های مرتبط با اجرای آنها را کاهش دهد.
- چهارمین تفاوت در بحث سفارشی‌سازی است. ERP یک سیستم از پیش‌ساخته شده است که برای انطباق با نیازهای خاص سازمان باید تنظیمات زیادی روی آن انجام شود. این فرآیند ممکن است زمان‌بر و پرهزینه باشد. اما BPM انعطاف بیشتری دارد و به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا گردش کارها را مطابق با نیازهای خاص خود طراحی و پیاده‌سازی کنند. این یعنی شما با BPM می‌توانید فرآیندهای کسب و کار خود را به شکلی شخصی‌سازی کنید که در ERP به راحتی امکان‌پذیر نیست.
- پنجمین تفاوت در نحوه مدیریت داده‌هاست. ERP به شما اجازه می‌دهد داده‌های سازمان را در یک مکان متمرکز ذخیره و آنها را به‌صورت جامع تجزیه و تحلیل کنید. این سیستم بیشتر داده‌محور است و هدف اصلی آن مدیریت و بهینه‌سازی ذخیره‌سازی داده‌هاست، اما BPM فرآیندمحور است و بیشتر به منطق گردش کار و مدیریت آن توجه دارد.
کدام را برای کسب و کار خود انتخاب کنیم؟
این دو لزوما در مقابل هم نیستند؛ شاید سازمان شما به هر دوی این سیستم‌ها نیاز داشته باشد تا هم بتوانید فرآیندها را بهتر مدیریت کنید و هم از داده‌های جامع و متمرکز استفاده کنید. تصور کنید کسب و کار شما مملو از فرآیندهای تکراری است که نیاز به نظم و دقت دارند. در این حالت، BPMS می‌تواند بهترین راه‌حل باشد. این سیستم به شما امکان می‌دهد که کارهای پیچیده را به مراحل کوچک‌تری تقسیم کنید و هر مرحله را به صورت سریال و دقیق اجرا کنید. این یعنی اگر کارتان به نوعی است که هر فرد باید یک مرحله خاص از کار را در زمان مشخص انجام دهد، BPMS به شما کمک می‌کند که همه چیز به درستی پیش برود و در صورت نیاز، تغییرات لازم را به‌راحتی اعمال کنید.
از سوی دیگر، اگر شرکت شما با حجم بالایی از داده‌ها سر و کار دارد و این داده‌ها از بخش‌های مختلف سازمان توسط افراد مختلف استفاده می‌شوند، ERP می‌تواند برای شما مناسب‌تر باشد. ERP تضمین می‌کند که همه بخش‌های سازمان به یک منبع واحد از اطلاعات دسترسی دارند که همیشه به‌روز و دقیق است. این یعنی اگر شفافیت داده‌ها و دسترسی به اطلاعات جامع برای شما اهمیت دارد، ERP بهترین گزینه برای شما خواهد بود.
آیا می‌توان از erp و bpms به صورت همزمان استفاده کرد؟
پاسخ این است که بله. بسیاری از سازمان‌های بزرگ از ترکیب هر دو سیستم استفاده می‌کنند. ERP به مدیریت پایگاه داده و یکپارچه‌سازی اطلاعات کمک می‌کند، در حالی که BPMS جریان داده‌ها را بین ERP و ابزارهای دیگر مدیریت می‌کند. با رشد کسب و کار شما، هر دو سیستم می‌توانند نقش حیاتی ایفا کنند؛ پس اگر به فکر رشد بلندمدت هستید، بهتر است هر دو را از ابتدا در سازمان خود پیاده‌سازی کنید.
نرم افزار باران بهترین گزینه برای سامان بخشیدن به عملکرد شرکت شما
نرم‌افزار باران یک ابزار کارآمد برای انجام امور حسابداری شرکت‌هاست. این نرم‌افزار با مدیریت دقیق و یکپارچه‌سازی اطلاعات مالی، تمامی فرآیندهای حسابداری از جمله ثبت تراکنش‌ها، تهیه گزارش‌های مالی، مدیریت فاکتورها و پرداخت‌ها را به صورت خودکار و ساده انجام می‌دهد. با استفاده از نرم افزار باران ارقام نگار، شرکت‌ها می‌توانند به راحتی وضعیت مالی خود را نظارت کرده و بدون دغدغه به تحلیل و مدیریت هزینه‌ها و درآمدهای خود بپردازند.
سوالات متداول
تفاوت ERP و BPM چیست؟
ERP بر مدیریت یکپارچه داده‌ها و فرآیندهای عملیاتی سازمان تمرکز دارد و تمامی اطلاعات را در یک پایگاه داده مشترک ذخیره می‌کند، در حالی که BPM بیشتر بر بهبود و خودکارسازی فرآیندهای تکراری و گردش کارها در سازمان تمرکز دارد.
کدام را برای کسب و کار خود انتخاب کنیم؟
انتخاب بین ERP و BPM بستگی به نیازهای خاص کسب‌وکار شما دارد. اگر سازمان شما نیاز به مدیریت جامع داده‌ها و یکپارچه‌سازی تمامی بخش‌ها مانند حسابداری، منابع انسانی و زنجیره تامین دارد، ERP گزینه مناسبی است. اما اگر تمرکز شما بر بهینه‌سازی و خودکارسازی فرآیندهای تکراری و بهبود گردش کارها است، BPM انتخاب بهتری خواهد بود. در بسیاری از موارد، ترکیب هر دو سیستم می‌تواند بهترین نتیجه را برای کسب‌وکارهایی که به دنبال رشد و بهره‌وری بیشتر هستند، به همراه داشته باشد.